Đánh giá giai đoạn 1 việc triển khai bộ giải pháp quản trị công việc Base nhằm hướng tới quản trị đại học tiên tiến

Sáng ngày 10/02/2021, Trường Đại học Bách khoa, ĐHĐN đã tiến hành họp đánh giá giai đoạn 1 việc triển khai sử dụng bộ giải pháp quản trị cộng việc Base (hệ thống Base) trong quản lý công việc của các Phòng, Trung tâm của Nhà trường tại phòng khách khu A.

Toàn cảnh buổi họp

Tham dự buổi họp có PGS.TS. Nguyễn Hồng Hải – Phó Hiệu trưởng Nhà trường; Lãnh đạo Phòng Tổ chức Hành chính, Phòng Đào tạo, Phòng Khoa học Công nghệ - Hợp tác quốc tế, Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng giáo dục, Phòng Công tác sinh viên, Phòng Kế hoạch - Tài chính, Phòng Cơ sở vật chất, Phòng Thanh tra – Pháp chế, Trung tâm Học liệu và Truyền thông, Trung tâm Hỗ trợ sinh viên và Quan hệ doanh nghiệp, Tổ Công nghệ thông tin.

PGS.TS Nguyễn Hồng Hải – Phó Hiệu trưởng Nhà trường chủ trì cuộc họp

Phát biểu tại buổi họp, PGS.TS. Nguyễn Hồng Hải – Phó Hiệu trưởng Nhà trường cho biết “Thời gian vừa qua, Nhà trường đã triển khai sử dụng hệ thống Base cho các đơn vị chức năng. Buổi họp này nhằm đánh giá lại kết quả triển khai của các đơn vị cũng như tháo gỡ những vướng mắc trong quá trình sử dụng hệ thống Base để quản lý công việc của từng đơn vị nhằm tiến tới triển khai sử dụng hệ thống Base cho các Khoa và các đơn vị khác trong Trường.”

Được biết, từ tháng 9/2021, Nhà trường đã bắt đầu áp dụng và triển khai bộ giải pháp quản trị công việc Base cho các đơn vị chức năng trong Trường. Đây là hệ thống giúp giúp lãnh đạo đơn vị và nhân viên quản lý công việc, dự án trực tuyến như: phân công công việc, nhắc việc, tương tác, theo dõi tiến độ công việc của từng cá nhân trong đơn vị; quản trị và tự động hóa quy trình; gửi yêu cầu và phê duyệt yêu cầu trực tuyến… Sau hơn 4 tháng triển khai, Hệ thống quản trị công việc Base đã cho thấy nhiều ưu điểm tích cực trong quá trình triển khai công việc, đặc biệt là rất có hiệu quả trong giai đoạn giãn cách do dịch Covid-19 gây ra. Cụ thể:

- Đối với app Base request đã có hơn 207 đề xuất (163 được chấp nhận, 29 từ chối và tỷ lệ quá hạn phê duyệt 13%).

Số đề xuất được tạo trên app Base Request

- Đối với App Base Wework đã có 16 dự án được tạo với hơn 10,000 công việc đã được giao và thực hiện với số lượng đầu công việc tăng theo thời gian

Số lượng công việc được giao trong 04 tháng triển khai

Tại buổi họp, Lãnh đạo các đơn vị đã lần lượt chia sẻ những kinh nghiệm cũng như những thuận lợi, khó khăn trong quá trình triển khai quản lý công việc thông qua hệ thống Base ở đơn vị mình. Đồng thời, đề xuất các giải pháp nhằm thuận lợi hơn trong việc phối hợp công việc giữa các đơn vị trên Base sao cho hợp lý, phù hợp với tình hình thực tế.

PGS.TS. Nguyễn Thị Diệu Hằng - Phó Trưởng phòng Phụ trách Phòng Đào tạo chia sẻ việc triển khai hệ thống Base tại phòng Đào tạo

ThS. Hoàng Quang Huy - Trưởng phòng Phòng Kế hoạch - Tài chính góp ý các nội dung liên quan đến việc quản lý các công việc trong dự án

PGS.TS. Dương Việt Dũng - Trưởng phòng Phòng Cơ sở vật chất trao đổi các vấn đề về phân cấp quản lý và đề xuất trong Base Request

TS. Tào Quang Bảng - Trưởng phòng Phòng Khoa học công nghệ và Hợp tác quốc tế đề nghị  Phòng Khoa học công nghệ và Hợp tác quốc tế được sử dụng song song hệ thống Base và Web khoa học công nghệ do Phòng quản lý

TS. Phạm Thành Hưng - Phó Giám đốc Phụ trách Trung tâm Học liệu và Truyền thông đề xuất tổ chức buổi hội thảo chia sẻ kinh nghiệm trong việc triển khai hệ thống Base cho Lãnh đạo các đơn vị

Lãnh đạo các đơn vị khác tham gia đóng góp ý kiến, thảo luận tại cuộc họp

PGS.TS. Phạm Văn Tuấn - Trưởng phòng Phòng Khảo thí và đảm bảo chất lượng giáo dục chia sẻ

Chia sẻ tại buổi họp, PGS.TS. Phạm Văn Tuấn - Trưởng phòng Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng cho biết “Việc triển khai công việc trên hệ thống Base có những thuận lợi như công việc được giao rõ ràng, chuyên viên thực hiện công việc nhanh chóng. Tuy nhiên chất lượng công việc chưa tốt cần phải thảo luận lại nhiều lần với chuyên viên. Trong quá trình thảo luận lại nếu thông qua hệ thống Base sẽ tốn nhiều thời gian hơn do đó cần kết hợp thảo luận trực tiếp hoặc trao đổi qua zalo, email sẽ nhanh chóng và thuận tiện hơn.”

ThS. Nguyễn Quang Trung - Trưởng phòng Phòng Tổ chức – Hành chính chia sẻ vi ệc triển khai hệ thống Base tại P. TCHC

ThS. Nguyễn Quang Trung - Trưởng phòng Phòng Tổ chức Hành chính chia sẻ “Mỗi đơn vị sẽ có đặc thù riêng, ngoài công việc thường xuyên sẽ có những công việc phát sinh theo từng thời điểm. Do đó các đơn vị nên dựa trên tính chất của từng công việc để đưa vào công việc hàng ngày hoặc công việc của đơn vị sao cho phù hợp. Đối với Phòng Tổ chức – Hành chính thì chỉ những công việc phát sinh hàng ngày sẽ được đưa vào mục công việc hàng ngày còn những công việc phát sinh đột xuất, thời vụ sẽ đưa vào mục công việc của Phòng”

Kết luận tại cuộc họp, PGS.TS. Nguyễn Hồng Hải – Phó Hiệu trưởng Nhà trường chủ trì cuộc họp khẳng định:

- Đến cuối quý I/2022 tất cả các đơn vị phải triển khai, vận hành ổn định trên hệ thống Base. Yêu cầu các chuyên viên phải báo cáo công việc trên Base.

- Giao phòng TCHC lên lịch tổ chức Hội thảo trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm liên quan đến việc sử dụng hệ thống Base cho các Lãnh đạo đơn vị nắm để thực hiện.

- Trưởng đơn vị phải yêu cầu chuyên viên của đơn vị phải thực hiện báo cáo công việc hàng ngày trên hệ thống Base.

- Việc phối hợp công việc giữa các đơn vị chức năng, Lãnh đạo đơn vị sẽ dựa trên kết luận của các cuộc họp hoặc những nội dung liên quan đến công việc đơn vị phụ trách sẽ gửi cho Lãnh đạo các đơn vị phối hợp và có gán thêm người theo dõi cho chuyên viên thực hiện theo dõi công việc.

- Giao Phòng TCHC trao đổi lại với đối tác của hệ thống Base về việc tìm kiếm lại kết quả công việc báo cáo trên hệ thống Base.

- Các đơn vị thực hiện rà soát lại các quy trình ISO đến cuối tháng 03 phải được ban hành và chuyển tải hết lên hệ thống Base để thực hiện.

Tin, ảnh: Trung tâm Học liệu và Truyền thông, Trường Đại học Bách khoa, ĐHĐN