Hướng dẫn thủ tục thanh toán

Thực hiện yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính theo luật định, tăng cường quản lý kiểm soát chi quỹ ngân sách Nhà nước và nhằm đảm bảo thuận tiện cho CBVC và sinh viên trong việc thanh toán, Phòng Kế hoạch - Tài chính hướng dẫn một số thủ tục và qui trình như dưới đây. Đối với những trường hợp chứng từ chưa đủ theo quy định, kế toán thanh toán hướng dẫn và trả lại chứng từ ngay cho CBVC/ sinh viên - không lưu lại Phòng Kế hoạch - Tài chính.

1. Thanh toán công tác phí trong nước:

TT

Chứng từ cần thiết

Các chi tiết cần có, yêu cầu

Ghi chú

1

Giấy đi đường

- Ghi rõ thời gian đi, về và xác nhận của Cơ quan nơi CBCC đến công tác;

- Ghi rõ thời gian về và xác nhận của đơn vị cử CBCC đi công tác;

- Trường hợp đi dự hội nghị, hội thảo, dự họp phải kèm theo Giấy mời hoặc Giấy triệu tập và phê duyệt của lãnh đạo;

- Riêng CBGD đưa sinh viên đi thực tập phải kèm theo Quyết định triển khai đi thực tập.

 

2

Vé máy bay, vé tàu, vé xe 

Riêng Cán bộ đi công tác bằng phương tiện máy bay: Hoá đơn, vé điện tử 2 chiều, thẻ lên vé máy bay.

 

3

Hoá đơn tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác

Hoá đơn đỏ hoặc khoán chi theo qui định

 

4

Tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác không có hoá đơn tài chính

Thanh toán theo qui định chi tiêu nội bộ

 

5

Vé taxi

Hoá đơn đi trên 200.000đ phải do Bộ Tài chính phát hành

Theo qui định

6

Bảng kê thanh toán công tác phí (Trường hợp thanh toán theo đoàn )

Kèm theo mẫu C12-HD

Tải mẫu

7

Giấy thanh toán tạm ứng, nếu có

Kèm theo mẫu số C33-BB

Tải mẫu

2. Thanh toán công tác phí đi công tác nước ngoài: (Thực hiện theo thông tư 102/21/6/2012/TT-BTC)

TT

Chứng từ cần thiết

Các chi tiết cần có, yêu cầu

Ghi chú

1

Giấy đi đường

 

 

2

Vé máy bay

Hợp đồng, thanh lý, hóa đơn, vé điện tử 2 chiều, thẻ lên vé máy bay.

 

3

Hoá đơn phòng nghỉ 

Hóa đơn tại nước sở tại hoặc khoán chi theo qui định của Bộ Tài chính

 

4

Vé taxi

Hoá đơn tại nước sở tại hoặc khoán chi theo qui định của Bộ Tài chính

 

5

Bảng dự trù kinh phí đi nước ngoài

Được các cấp có thẩm quyền phê duyệt

Mẫu của BTC

6

Quyết định

 

QĐ về việc cử cán bộ đi nước ngoài của lãnh đạo

 

7

Thư mời

Kèm theo bảng dịch Tiếng Việt

 

8

Lịch trình

Để tính thời gian đi và về

 

9

Bảng thông báo tỷ giá

Ngân hàng Nhà nước Việt Nam tại thời điểm thanh toán

 

10

Bảng kê thanh toán công tác phí (Trường hợp thanh toán theo đoàn)

Kê theo mẫu C12-HD

Tải mẫu

11

Giấy thanh toán tạm ứng, nếu có

Kê theo mẫu số C33-BB

Tải mẫu

3. Thanh toán tiền xăng cho các phương tiện: (xe phục vụ chung của trường)

TT

Chứng từ cần thiết

Các chi tiết cần có, yêu cầu

Ghi chú

1

Giấy đi đường

Nếu đi ra ngoài Thành phố Đà Nẵng, thanh toán công tác phí theo qui định

( P. HCTH)

2

Lệnh điều động xe

 

( P. HCTH)

3

Bảng lộ trình đi công tác

Phần này lái xe tự ghi

( P. HCTH)

4

Bảng kê các loại phí và lệ phí cầu đường

mẫu C 35-TV và các chứng từ vé kèm theo

Theo qui định

5

Hoá đơn xăng

Theo qui định

 

6

Giấy đề nghị thanh toán

kèm theo mẫu số C37

Tải mẫu

4. Thanh toán phụ cấp thực tập cho sinh viên:

TT

Chứng từ cần thiết

Các chi tiết cần có, yêu cầu

Ghi chú

1

Quyết định

 

Về việc triển khai thực tập sinh viên (Có danh sách kèm theo)

 

2

Bảng chấm công

Đúng địa điểm sinh viên thực tập theo mẫu C 36-TV đính kèm

Mẫu

3

Giấy đề nghị hỗ trợ tàu xe

- Nếu SV thực tập ngoại tỉnh có quãng đường lớn hơn 500km được nhà trường hỗ trợ một lượt tiền  tàu, xe đi lại trên cơ sở:            

+ Hợp đồng phương tiện,thanh lý hợp đồng,

hóa đơn tài chính.

+ Vé xe hoặc vé tàu hợp lệ

- Nếu SV thực tập ngoại tỉnh có quãng đường nhỏ hơn 500km được nhà trường hỗ trợ một lần đi và về tiền  tàu, xe đi lại trên cơ sở:       

 + Hợp đồng phương tiện,thanh lý hợp đồng,hóa đơn tài chính

 + Vé xe hoặc vé tàu hợp lệ.

 

 

4

Giấy đề nghị thanh toán

kèm theo mẫu số C37-HD

Tải mẫu

5. Mua vật tư, dụng cụ, thiết bị và văn phòng phẩm có gói thầu dưới 40 triệu trở xuống phục vụ công tác chuyên môn:

TT

Chứng từ cần thiết

Các chi tiết cần có, yêu cầu

Ghi chú

1

Kế hoạch mua sắm vật tư, dụng cụ, thiết bị và VPP

Được phê duyệt của cấp có thẩm quyền

Phục vụ công tác chuyên môn

2

Phiếu yêu cầu

 

Mẫu

3

Báo giá

3 đơn vị khác nhau

 

4

Hợp đồng cung cấp

Theo đúng qui định về Hợp đồng kinh tế

 

5

Biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng

Phù hợp với thời gian

 

6

Hoá đơn mua hàng  Phiếu nhập       Phiếu xuất

Hoá đơn hợp lệ

 

7

Giấy đề nghị thanh toán

kèm theo mẫu số C37-HD

Tải mẫu

8

Giấy thanh toán tạm ứng

kèm theo mẫu số C33-BB

Tải mẫu

6. Mua vật tư, dụng cụ, thiết bị và văn phòng phẩm có giá gói thầu từ 40 triệu trở lên phục vụ công tác chuyên môn:

TT

Chứng từ cần thiết

Các chi tiết cần có, yêu cầu

Ghi chú

1

Kế hoạch mua sắm vật tư, dụng cụ, thiết bị và VPP

Được phê duyệt của cấp có thẩm quyền

Phục vụ công tác chuyên môn

2

Phiếu yêu cầu

 

Mẫu

3

Công văn đề nghị của đơn vị chọn nhà thầu

Kèm theo danh mục thiết bị

Mẫu

 

Báo giá

3 đơn vị khác nhau

 

5

Chứng thư thẩm định giá

 

 

6

Quyết định xét chọn nhà thầu  

 

Mẫu

7

Hợp đồng cung cấp

Theo đúng qui định về Hợp đồng kinh tế

 

8

Biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng

Phù hợp với thời gian

 

9

Hoá đơn mua hàng  Phiếu nhập       Phiếu xuất

Hoá đơn hợp lệ

 

10

Giấy đề nghị thanh toán

kèm theo mẫu số C37-HD

Tải mẫu

11

Giấy thanh toán tạm ứng

kèm theo mẫu số C33-BB

Tải mẫu

7. Thanh toán Nghiên cứu khoa học:

7.1. Tạm ứng để thực hiện:

Khi các đề tài đã được cấp trên cấp kinh phí, ký hợp đồng các chủ nhiệm đề tài được ứng 70% giá  trị hợp đồng để triển khai, chứng từ tạm ứng bao gồm:

TT

Chứng từ cần thiết

Các chi tiết cần có, yêu cầu

Ghi chú

1

Giấy đề nghị  tạm ứng

kèm theo mẫu C 32-HD

Tải mẫu

2

Hợp đồng

Sẽ lưu tại Tài vụ 1 bộ

 

3

Thuyết minh đề tài

Sẽ lưu tại Tài vụ 1 bộ

 

7.2. Nghiệm thu từng phần:

TT

Chứng từ cần thiết

Các chi tiết cần có, yêu cầu

Ghi chú

1

Báo cáo tiến độ thực hiện đề tài

Có xác nhận của Phòng Khoa học

 

2

Quyết định

 

Về việc đánh giá nghiệm thu khối lượng đề tài

 

3

Biên bản kiểm tra tiến độ thực hiện

Có chữ ký của Chủ tịch, thư ký Hội đồng và xác nhận của Phòng KH

 

4

Biên bản thanh lý hợp đồng giai đoạn 1

 

 

5

Giấy xác nhận khối lượng công việc nghiên cứu do chủ nhiệm đề tài thực hiện

Phòng Khoa học phát hành

 

6

Các chứng từ thanh toán kèm theo:

-   Hợp đồng và Biên bản thanh lý thuê khoán chuyên môn

-   Hoá đơn, giấy biên nhận...

Hợp đồng và Biên bản thanh lý,hoá đơn tài chính, giấy giao nhận tiền,...

 

 

7

Giấy đề nghị thanh toán

kèm theo mẫu số C37-HD

Tải mẫu

8

Giấy thanh toán tạm ứng

kèm theo mẫu số C33-BB

Tải mẫu

9

Bảng quyết toán kinh phí thực hiện  

 

 

7.3. Nghiệm thu chính thức:

TT

Chứng từ cần thiết

Các chi tiết cần có, yêu cầu

Ghi chú

1

Hợp đồng và Biên bản thanh lý hợp đồng

 

 

2

Quyết định nghiệm thu chính thức

Có kèm theo Danh sách thành viên Hội đồng

 

3

Biên bản họp hội đồng đánh giá nghiệm thu  chính thức

Có chữ ký của Chủ tịch, thư ký Hội đồng và xác nhận của cơ quan có thẩm quyền

 

4

Bảng quyết toán dự toán NSNN

Theo mẫu qui định của  Kho bạc đính kèm

Mẫu

5

Các chứng từ thanh toán kèm theo:

-   Hợp đồng và Biên bản thanh lý thuê khoán chuyên môn

-   Hoá đơn, giấy biên nhận...

Hợp đồng và Biên bản thanh lý theo mẫu, hoá đơn tài chính, giấy giao nhận tiền,...

 

 

6

Thuyết minh đề tài

 

 

7

Đóng tập sản phẩm đề tài NCKH đã hoàn thành

(Nếu Kho bạc yêu cầu)

 

8

Các chứng từ khác theo qui định hiện hành của Kho bạc NN

Nếu có

 

9

Giấy đề nghị thanh toán

kèm theo mẫu số C37-HD

Tải mẫu

10

Giấy thanh toán tạm ứng

kèm theo mẫu số C33-BB

Tải mẫu

11

Hồ sơ bàn giao tài sản

Phiếu nhập xuất kho

P.HCTH

Biểu mẫu:

# Khi có nhu cầu thanh toán, tùy theo nội dung thanh toán, cán bộ viên chức/ sinh viên lập các mẫu qui định được ban hành theo Quyết định số 19/2006/Q§- BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính:

- Giấy đề nghị tạm ứng: (mẫu số C32-HD)

- Giấy đề nghị thanh toán: (mẫu số C37-HD) .

- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng:  (mẫu số C33- HD)

- Bảng kê thanh toán công tác phí : (mẫu số C12-HD)

- Hợp đồng giao khoán công việc, sản phẩm: (mẫu số C08-HD)

- Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán: (mẫu số C10-HD)

- Giấy thanh toán tiền thuê ngoài: (mẫu số C09-HD)

- Bảng chấm công:  (mẫu số C01a-HD)

- Giấy báo làm thêm ngoài giờ:  (mẫu số: C01c-HD)

- Bảng thanh toán tiền làm thêm ngoài giờ: (mẫu số C07-HD)

- Bảng kê chi tiền cho người tham dự Hội nghị,tập huấn: (Số C40a-HD)

- Bảng kê mua hàng: (mẫu số: C24-HD)

- Bảng kê các loại phí và lệ phí cầu đường: (mẫu số: C35-TV)

- Bảng lộ trình đi công tác

# Sau khi ghi đủ các yêu cầu được ghi trên mẫu quy định, người thanh toán phải  ký vào phần dành cho người đề nghị thanh toán và chữ ký của người phụ trách đơn vị của người có yêu cầu thanh toán, trình Ban Giám Hiệu phê duyệt.

# Kèm theo các mẫu giấy thanh toán trên là toàn bộ các giấy tờ (gọi là chứng từ gốc) chứng minh cho số tiền đề nghị thanh toán.

- Dự toán được duyệt (đối với hội nghị, sửa chữa lớn, sửa chữa nhỏ, các khoản mua sắm với số lượng nhiều) hoặc chủ trương cho mua sắm, thay thế

- Đối với các khoản mua sắm vật tư công cụ, vật rẻ tiền mau hỏng nhất thiết phải có 3 báo giá và có chữ ký của Phòng Tổ chức - Hành chính chọn mua và được lãnh đạo duyệt, trừ những mặt hàng đã được chọn trong chào giá cạnh tranh hàng năm.

- Hoá đơn tài chính: Trường hợp mua bán lẻ hàng hoá có giá trị dưới 200.000đ mà người bán hàng không có hoá đơn thì người mua hàng phải lập bảng kê mua hàng theo quy định

- Giấy biên nhận (cho các khoản chi có giá trị nhỏ hơn 200.000 đ), tuyệt đối không chia nhỏ các khoản chi để lập giấy biên nhận.

- Những khoản chi mua sắm dưới năm triệu đồng (5.000.000 đ): tuỳ thuộc vào tính chất của hàng hoá, nếu không yêu cầu về kỹ thuật, giao hàng làm nhiều đợt thì không phải làm hợp đồng.

- Các bảng thanh toán: lương hợp đồng, làm thêm giờ (phải có bảng chấm công kèm theo và phải qua Phòng TC-HC kiểm tra trước khi đến thanh toán) giấy thanh toán sửa chữa vặt, mua sắm vặt, các khoản phí lệ phí...

Lưu ý: Các khoản chi đột xuất nhưng có giá trị lớn cũng phải lập dự toán và được cấp có thẩm quyền duyệt trước khi thực hiện.

- Sau khi đã hoàn tất các yêu cầu trên, CBVC có yêu cầu thanh toán chuyển toàn bộ hồ sơ chứng từ thanh toán đó cho Kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ thanh toán, đề nghị hoàn chỉnh các sai sót trước khi Phụ trách kế toán ký duyệt lên phiếu chi thanh toán.

- Tại bước này:

   + Đối với những chứng từ đề nghị sẽ được tiếp nhận và buổi sáng và thời gian chi trả như sau:

      @ Những khoản chi thường xuyên sẽ được chi trả ngay trong ngày làm việc.

      @ Những khoản chi có giá trị lớn hơn 5 triệu đồng sẽ được chi trả sau 2 ngày làm việc.

      @ Kế toán thanh toán sau khi tiếp nhận chứng từ phải lập kế hoạch rút tiền chuyển cho kế toán ngân hàng thực hiện việc rút tiền về quỹ.

   + Đối với những chứng từ thanh toán qua Kho bạc, Ngân hàng việc tiếp nhận thủ tục thanh toán cũng được áp dụng như thanh toán tiền mặt, thời gian trả lời kết quả sau 3 ngày làm việc.

   + Những trường hợp đột xuất thì tuỳ theo tính chất yêu cầu của công việc sẽ có biện pháp giải quyết để đáp ứng yêu cầu công việc. Đơn vị thực hiện phải có bản cam kết hoàn tất thủ tục thanh toán sau đó.