STT

Bước thực hiện

Nội dung/ Công việc

Cách thức triển khai

Đơn vị thực hiện

Đơn vị phối hợp

Biểu mẫu

Thời hạn

1

Bước 1

Cập nhật dữ liệu học phí

Căn cứ vào mức thu học phí của năm học, Trường ĐHBK cập nhật dữ liệu học phí phải nộp của sinh viên lên hệ thống quản lý đào tạo. Trường sẽ cập nhật học phí miễn giảm cho sinh viên lên hệ thống quản lý sau khi ban hành quyết định miễn giảm học phí của học kỳ hiện tại.

Phòng Đào tạo

Phòng Kế hoạch Tài chính

Trong vòng 2 tuần kể từ ngày kết thúc điều chỉnh đăng ký học phần.

2

Bước 2

Kiểm tra, phản hồi

Nhà trường thông báo cho sinh viên kiểm tra, phản hồi, xác nhận dữ liệu học phí. Sinh viên đăng nhập vào tài khoản cá nhân, vào kiểm tra số liệu học phí phải nộp, nếu có sai sót thì phản hồi lại để Nhà trường điều chỉnh.

Phòng Kế hoạch Tài chính

Phòng Đào tạo

Đối với học kỳ chính là 3 tuần, đối với học kỳ hè là 1 tuần.

3

Bước 3

Thông báo thu học phí

Trường ban hành thông báo thu học phí, trong đó quy định rõ thời hạn, cách thức thu học phí.

Hình thức: nhờ thu hộ (phối hợp với ngân hàng thương mại). Đối với sinh viên gặp vấn đề về thẻ ngân hàng có thể chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của Trường Đại học Bách khoa.

Phòng Kế hoạch Tài chính

Phòng Đào tạo

Biểu mẫu 01

Trường thực hiện thu học phí cho mỗi học kỳ chính là 3 đợt: đợt 1 tương ứng với 40% số học phí phải nộp, thời hạn thu vào tuần thứ 5-6 của học kỳ;  đợt 2 tương ứng với 35% số học phí phải nộp, thời hạn thu vào tuần thứ 9-10 của học kỳ;  đợt 3 tương ứng với 25% số học phí phải nộp, thời hạn thu vào tuần thứ 13-14 của học kỳ. Đối với học kỳ hè chỉ thực hiện thu 1 đợt vào tuần thứ 3-4 của học kỳ.

4

Bước 4

Thực hiện thu học phí

Trường phát hành công văn nhờ thu hộ gửi ngân hàng thường mại kèm theo bảng kê đề nghị thu học phí. Ngân hàng thương mại thực hiện thu hộ học phí theo đề nghị và chuyển vào tài khoản ngân hàng của Trường Đại học Bách khoa.

Phòng Kế hoạch Tài chính

Phòng Đào tạo

Biểu mẫu 02

Biểu mẫu 03

5

Bước 5

Cập nhật dữ liệu đã thu

Căn cứ vào số liệu thực thu học phí vào tài khoản ngân hàng của Trường, Phòng Kế hoạch Tài chính lập bảng kê học phí đã thu theo ngày (nội dung bao gồm: họ và tên, mã sinh viên, số tiền đã thu, ngày thu,…) gửi Phòng Đào tạo. Phòng Đào tạo cập nhật dữ liệu và công khai cho sinh viên kiểm tra, đối chiếu.

Phòng Kế hoạch Tài chính và Phòng Đào tạo

Phòng Đào tạo

Biểu mẫu 04

Hằng ngày khi phát sinh thu học phí

6

Bước 6

Đối chiếu dữ liệu học phí

Phòng Đào tạo và Phòng Kế hoạch Tài chính thực hiện đối chiếu dữ liệu học phí hằng ngày đảm bảo khớp đúng giữa số liệu thực thu tại Phòng Kế hoạch Tài chính và số liệu cập nhật lên hệ thống quản lý đào tạo.

Phòng Kế hoạch Tài chính và Phòng Đào tạo

Biểu mẫu 05

Việc đối chiếu số liệu thực hiện chi tiết đến từng ngày. Phòng Đào tạo và Phòng Kế hoạch Tài chính lập bảng tổng hợp thu học phí và ký xác nhận hằng tuần; trình Ban Giám hiệu ký xác nhận hằng tháng.

7

Bước 7

Hạch toán vào phần mềm kế toán, xuất hóa đơn

Căn cứ vào số liệu học phí thực thu, Phòng Kế hoạch Tài chính thực hiện hạch toán số liệu thu học phí vào phần mềm kế toán hằng ngày. Đồng thời, xuất hóa đơn tài chính cho sinh viên trong vòng 4 ngày kể từ ngày thu học phí.

Phòng Kế hoạch Tài chính

8

Bước 8

Tạm khóa tài khoản của sinh viên

Kết thúc thời gian thu học phí của học kỳ, nếu sinh viên chưa hoàn thành học phí sẽ bị tạm thời khóa tài khoản sinh viên cho đến khi hoàn thành học phí.

Phòng Đào tạo

Phòng Kế hoạch Tài chính

Sinh viên sẽ được mở khóa tài khoản chậm nhất 3 ngày làm việc kể từ ngày đóng đủ học phí.