Chức năng – Nhiệm vụ

A - Chức năng:

Phòng Tổ chức - Hành chính (TC-HC) có chức năng tham mưu, giúp việc cho Ban Giám hiệu điều phối hoạt động chung các hoạt động của nhà trường trong các mảng: Tổ chức về nhân sự; Tổng hợp báo cáo; Văn thư - Lưu trữ; Tổ chức Lễ tân; Đảm bảo an ninh trật tự trong nhà trường,...

B - Nhiệm vụ:

1. Phối hợp, điều phối hoạt động

- Điều phối chung các hoạt động trong trường nhằm triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác.

- Truyền đạt các quyết định, chỉ thị, thông báo của Ban Giám hiệu đến các đơn vị và cá nhân trong toàn trường.

- Xây dựng chiến lược phát triển trung hạn, dài hạn của nhà trường.

- Tổng hợp, xây dựng: báo cáo định kỳ, đột xuất; lịch công tác tuần; nội dung giao ban, …

2. Công tác tổ chức, nhân sự

- Tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ CBVC trong trường.

- Quản lý, hướng dẫn thực hiện chế độ chính sách của viên chức: tiền lương, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, thâm niên, bảo hiểm y tế, nghỉ sinh, đau ốm, nghỉ phép, …

- Tham mưu cho Hiệu trưởng, đề xuất và xây dựng, hướng dẫn thực hiện công tác nhân sự: định biên, quản lý nhân sự, quy hoạch đội ngũ, tổ chức tuyển dụng, sử dụng lao động, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo, kỷ luật…

- Tham mưu cho Hiệu trưởng thành lập các hội đồng: xét lương, xét kỷ luật, thi đua khen thưởng hằng năm hoặc đột xuất, tuyển dụng, thành lập các hội đồng trong các hoạt động đoàn thể, …

- Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các loại hợp đồng làm việc, lý lịch viên chức, xác nhận...

- Quản lý Phòng Y tế của nhà trường; Tổ chức và quản lý khám sức khỏe CBVC, sinh viên hằng năm; Bảo hiểm Y tế.

3. Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

- Tiếp nhận, xử lý công văn, thông tin đi, đến (công văn giấy, điện tử, fax, điện thoại…). Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các giấy tờ: giấy giới thiệu, giấy xác nhận, …

- Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp văn thư, lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu. Soạn thảo, ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành chính, văn thư, lưu trữ. Chỉ đạo nghiệp vụ hành chính, văn thư -lưu trữ đối với viên chức làm công tác văn thư, văn phòng các đơn vị trực thuộc Trường.

- Kiểm tra hình thức, nội dung các văn bản, ký nháy để trình Ban Giám hiệu ký.

Phối hợp với các đơn vị chức năng để giám sát, quản lý việc thực hiện các quy định, quy chế làm việc, chủ trương và chính sách của Trường.

- Quản lý sử dụng Hội trường F, phòng họp khu A, phòng khách khu A, phòng Hội thảo khu E, Hội trường khu A; phòng Truyền thống; Nhà khách trường; - Quản lý hoạt động của các giảng đường B, C, E, F, H; các phòng học Sau đại học. Đảm bảo vệ sinh môi trường, cảnh quan trong khu vực trường.

4. Công tác lễ tân, an ninh trật tự

- Chủ trì và phối hợp với các đơn vị liên quan trong Trường để đảm bảo các điều kiện cần thiết cho việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và sự kiện của Trường.

- Thực hiện các công việc hiếu, hỷ theo quy định của Trường.

- Quản lý và điều động xe ô tô theo kế hoạch.

- Triển khai các phong trào toàn dân bảo vệ An ninh Tổ quốc. Làm việc với Công an Phường, Quận, Thành phố về các vấn đề ANTT, bảo vệ chính trị nội bộ.

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan lập phương án phòng chống cháy nổ, phòng chống thiên tai.

- Đảm bảo an ninh trật tự trong khu vực Trường. Đề xuất việc xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ trật tự, phòng chống mất mát tài sản.

5. Công tác khác

- Cung cấp văn phòng phẩm; trang bị phương tiện bảo hộ lao động.

- Triển khai các công tác khác do Hiệu trưởng phân công.